総会の書面決議は、企業や団体における重要な決定を文書で記録する手段ですが、その保管期間については法的な規定があります。この記事では、書面決議の保管期間に関する法的要件と、実務的な観点からのアドバイスを提供します。
1. 書面決議の保管期間とは？
総会の書面決議は、企業の意思決定の証拠となるため、その保管期間が定められています。一般的には、書面決議が完了した日から一定期間保管する必要があります。企業や団体が法的な手続きを行う際に、過去の決議内容を確認するための重要な資料として利用されます。
例えば、株式会社の場合、会社法に基づいて、総会の書面決議に関する記録は最長で10年間保管する必要があります。この期間は、法的効力を持つ重要な文書として位置付けられています。
2. 法律に基づく保管期間
総会の書面決議の保管期間は、会社法をはじめとする関連する法律に基づいています。会社法第441条には、議事録や決議の内容を記録した文書を10年間保存する義務があることが記されています。
このため、企業は法定期間内に書面決議を保管し、必要に応じてこれらを提出できる状態にしておくことが求められます。期間を過ぎた後も、書面決議の内容が重要である場合や、関係者が確認を希望した場合には保存しておくことが推奨されます。
3. 実務における保管方法と注意点
書面決議の保管には、適切な管理方法が求められます。一般的には、物理的なファイルで保管する場合や、デジタルデータとして保管する場合があります。いずれの方法でも、アクセス権限を適切に管理し、セキュリティを確保することが重要です。
デジタル保存を選択する場合、データのバックアップや暗号化など、データが不正にアクセスされることがないよう十分な対策を講じることが必要です。
4. 保管期間終了後の処理
書面決議の保管期間が終了した後、どう処理すべきかについても考慮する必要があります。企業のポリシーや法的な要件に基づき、廃棄するか、保存するかを判断します。
廃棄する場合は、機密情報が漏洩しないよう適切な方法でシュレッダー処理を行うことが求められます。また、デジタルデータの場合も同様に、安全にデータを消去する方法を取ることが必要です。
5. まとめ
総会の書面決議の保管期間は、企業や団体の法的義務を守るために重要な要素です。会社法などに基づいて、通常は10年間の保存が求められ、その後適切に処理されるべきです。保管方法としては、物理的なファイル保管とデジタル保存がありますが、いずれの場合もセキュリティを確保し、必要な場合には迅速にアクセスできるよう管理することが重要です。
総会の書面決議は、企業の意思決定における重要な証拠ですので、その保管と管理には慎重に対応しましょう。