飲食店やサービス業での予約システムとして便利なイーパークですが、時にはお客様が予約時間に現れなかった場合や、遅れて来店された場合にどのように対応すべきか迷うことがあります。この記事では、イーパークでの不在対応とキャンセル扱いに関する考え方や、店舗での運用方法について、実際の事例を交えて解説します。
イーパークの不在対応ルール
イーパークでは、予約したお客様が指定の時間に現れなかった場合、一定の時間が経過するとキャンセル扱いとなるルールが設けられています。具体的には、不在となってから30分が経過すると自動的にキャンセルされる仕組みです。
これは、店舗側が次のお客様をスムーズに対応できるようにするためのルールで、例えばお客様が別の用事で外出していた場合などでも、予約がキャンセル扱いとなる可能性があります。しかし、電話連絡を取ったにも関わらず応答がなかった場合などは、どう対応すべきかを明確にしておくことが重要です。
不在にした場合の店舗の対応方法
多くの店舗では、お客様が指定の時間に現れなかった場合でも、ある程度の時間内での再案内を行うケースがあります。例えば、お客様が予約時間に到着しなかった場合、次のタイミングで呼び出しを行い、その後も来店されなかった場合には不在と判断し、キャンセル扱いにすることが一般的です。
ただし、実際に不在とした場合でも、再度来店された場合にどう対応するかを決めておく必要があります。例えば、予約時の順番をそのままにして、次のタイミングで案内することが多いですが、事前に顧客への説明や注意点を伝えておくことでトラブルを避けることができます。
遅れて来店された場合のトラブル回避方法
遅れて来店されたお客様に対して、どのように対応するかがトラブルの分かれ道です。例えば、お客様が来店時に既に呼び出し済みであった場合、次の順番で案内することが必要です。その際、「お待ちいただいていた順番」での案内を徹底することで、順番待ちのお客様との公平性を保つことができます。
一方で、過去にトラブルが発生したように、「証拠を見せてやろうか？」というような強い態度で要求されることもあります。こうした場合には、冷静に、且つ丁寧に、規定のルールを説明し、次回からの改善を促すことが大切です。また、顧客との良好な関係を保つためには、適切な対応を心がけることが求められます。
イーパークのキャンセルポリシーと店舗の柔軟性
イーパークでは、一定時間経過後に自動的にキャンセル扱いとなりますが、店舗側には多少の柔軟性が求められます。例えば、お客様が遅れて到着した場合でも、その時点で店舗内に空席があれば、その席を案内することも選択肢の一つです。
店舗ごとに対応は異なりますが、特にリピーターのお客様には柔軟な対応を検討することも大切です。キャンセルが即座に発生することで失うものもありますが、顧客の満足度を考慮した対応をすることで、より良い関係を築けることがあります。
まとめ
イーパークでの不在対応やキャンセルポリシーに関しては、店舗ごとの運用方法やお客様とのコミュニケーションが重要です。不在となった場合でも、柔軟に対応できる体制を整えておくことが、トラブルを避けるために大切です。また、予約管理システムのルールを明確にし、顧客に事前に説明を行うことで、予期せぬトラブルを未然に防ぐことができます。