個人情報を取得した際、その後の取り扱いについて法的にどのように対応するべきか、特に他部署への提供に関しての疑問は多くあります。本記事では、個人情報保護法に基づき、情報提供時に必要な同意取得の手順について解説します。
個人情報の提供における基本的なルール
個人情報保護法では、情報を取得する際にその利用目的を明示し、同意を得ることが求められています。もし、別の部署に情報を提供する場合、その利用目的が当初の目的と異なる場合には、新たに同意を取る必要があります。
したがって、部署間での情報提供を行う際には、提供先部署が新たに利用目的を示し、情報提供者からの同意を得ることが必要です。
提供方法と同意取得方法について
質問者が提案している方法を具体的に検討します。
① 利用目的の説明文の作成と受領
他部署に情報を提供するために、利用目的を説明する文書を作成し、その文書を受領することは法的に問題ありません。しかし、この方法では同意を取得するプロセスが不十分な可能性があるため、追加の確認が必要です。
② メールでの説明文送付と同意確認
情報提供に同意するかどうかを確認するために、該当者にメールで説明文を送る方法も有効です。この方法では、受け取った側が同意するかどうかを明示的に示すことが求められます。Googleフォームなどを使用して、回答者が「はい」または「いいえ」で答える形式にするのは、確実な同意取得の手段として適しています。
法的に見て問題がない方法とは
個人情報の提供に際して、最も重要なのは、情報を提供する前に利用目的を明示し、その同意を確実に取得することです。質問者が提案する方法は、概ね問題ありませんが、同意の取得方法をしっかりと実施することが法的に求められます。
まとめ
個人情報の提供においては、必ず利用目的を明示し、提供先部署が新たに同意を得ることが必要です。提供方法と同意取得については、質問者が考えた方法も有効ですが、同意確認を確実に行うことが重要です。個人情報保護法を遵守するために、しっかりとした手順で進めていくことが求められます。