勤務中に交通事故に遭い、過失がなかったとしても、通院などで欠勤が必要になることがあります。その際に加害者側の保険会社へ提出する「休業損害証明書」は、正しく会社から発行してもらう必要があります。本記事では、証明書の作成に関する手順や社内での押印依頼に関する実務ポイントを詳しく解説します。
休業損害証明書とは？
休業損害証明書は、交通事故により被害者が就業できなかったことを証明するための書類で、加害者側の自賠責保険や任意保険から補償を受けるために必要です。会社員の場合、勤務先の担当部署（通常は総務や人事）が記入し、会社印や代表者印を押す必要があります。
内容としては、勤務日数、勤務形態、給与額、休業期間などが含まれ、正確な情報が求められます。
総務部が記入を渋る場合の対応
実務経験がない、前例がないなどの理由で、総務部が証明書記入を渋ることがあります。こうした場合は、加害者側保険会社が用意した記入例や説明書を一緒に提出すると、理解を得やすくなります。
また、「法的に会社が記入することが求められる文書」である旨を丁寧に伝え、負担軽減のために自分で下書きするなどの協力姿勢を見せることも効果的です。
社長印の押印依頼は誰がするのか？
会社の実務運用によりますが、総務部や人事部が社長印の取り扱いを行うのが一般的です。通常、従業員個人が直接社長に押印を依頼する必要はありません。
ただし、小規模企業やフラットな組織では「社長に自分で申請してほしい」と言われることもありえます。そうした場合でも、必要な文書とともに申請の目的を明確に伝えることで円滑に対応してもらえることが多いです。
押印依頼が負担になる場合の対処法
どうしても押印依頼を直接行うのが難しい、気まずいと感じる場合は、再度総務部に「社長印の取り扱いルールとして、総務で対応いただけないか」と相談してみましょう。
それでも断られるようであれば、保険会社にその事情を説明し、「会社のルール上、個人申請となっている」と記載の上で申請する方法もあります。
記載ミス・内容不備があった場合の影響
休業損害証明書に不備やミスがあると、保険金の支払いが遅れたり、不足したりする可能性があります。特に、有給休暇を使用した場合の記載については、「給与支払いがあったかどうか」などを明確に記録する必要があります。
記入後は、保険会社の担当者にチェックしてもらうことをおすすめします。
まとめ：社内手続きは冷静に丁寧に対応を
交通事故後の休業損害証明書の作成は、会社にとっても従業員にとっても手間がかかる業務です。トラブルを避けるためにも、必要な情報を準備し、丁寧に協力を仰ぐことがスムーズな対応につながります。最終的な押印についても、社内ルールを確認のうえ、できる範囲で円滑な進行を目指しましょう。