内容証明郵便は、法的効力を持つ重要な書面。作成には厳格な文字数・行数制限がありますが、Googleドキュメントでも正しく設定すれば対応可能です。この記事ではその手順と注意点を具体的に解説します。
内容証明の基本フォーマットと制限とは？
日本郵便が定める内容証明の書式は以下の通りです。
- 縦書き：1行20字×1枚26行まで
- 横書き：1行26字×1枚20行まで
- 最大3枚（計780字）までが原則
このルールに沿わないと郵便局で受理されない可能性があります。
Googleドキュメントでの対応は可能？
答えは「可能だが、設定が必要」です。Wordとは異なり、Googleドキュメントには初期状態で“1行◯文字”などの表示制御がありません。
ですが、段落幅・フォントサイズ・行間を調整し、目視やルーラー（定規機能）で整えることで、内容証明の要件に準拠した書面を作成できます。
おすすめの設定手順（横書き26字×20行の例）
- 用紙サイズ：A4、余白上下15mm・左右20mm
- フォント：MS 明朝 or 游明朝、サイズ11pt
- 行間：1.15～1.2（「カスタム」で20行収まるよう調整）
- 文字幅：英数全角、全角指定で26字固定
実際には行頭・句読点・改行位置も調整し、1行26文字ちょうどに揃えるのがポイントです。
レイアウト確認には「表」や「行番号」も活用
正確な文字数・行数を維持するには、1行26字×20行の“26列×20行の表”を挿入し、各マスに文字を入れる方法も有効です。
また「ツール」→「行番号を表示」でリアルタイムに確認しながら作成すれば、郵便局に提出しても安心な状態になります。
印刷・提出時の注意点
Googleドキュメントで作成後、PDF形式で出力→A4で印刷し、正本・謄本・控えの3部用意します。
用紙は白無地、感熱紙NGであること、インクジェットではなくレーザー推奨です。
まとめ：Googleドキュメントでも十分対応可能
内容証明はGoogleドキュメントでも作成可能ですが、文字数と行数を意識した丁寧な設定が必要です。
縦横・フォント・行間の細部にこだわり、表などを活用して視覚的にも正確な文書を整えれば、専門ソフトなしでも法的効力のある書面を作ることができます。