見積書は、企業間取引や契約の場面で信頼の証とも言える重要な書類です。しかし、中にはその信頼性を悪用しようとするケースも存在します。今回は、業種の異なる企業に見積書の複製を依頼されるなど、不審な状況に出くわした際に考えられる意図やリスクについて詳しく解説します。
なぜ他社名義の見積書を依頼されるのか
異業種から見積書の複製を依頼されるのは明らかに不自然です。その背景にはいくつかの悪用目的が考えられます。
たとえば、相見積もりの価格調整に利用されるケース。実在する会社の見積書に見せかけて、自社の見積が安いように見せかける「出来レース」に使われる恐れがあります。
想定される悪用例とリスク
もっとも典型的なのは、「価格の正当性を装う」ための利用です。特定の取引先に対して、「競合他社もこの価格」と提示することで信頼を得ようとする手口です。
さらに深刻なケースでは、貴社の印鑑や名称を使って詐欺的な契約を結ばれたり、官公庁への入札に見せかけた虚偽資料として使われる危険も考えられます。
断って正解！不用意な応じ方は危険
印鑑の押された見積書が勝手に出回れば、貴社の信用問題にも発展しかねません。不自然な依頼には応じず、理由が明示されない限りはきっぱりと断るのが適切です。
今回のように、意図を濁されたり、業務に関係ない内容での見積依頼は特に警戒すべきです。断った判断は非常に妥当です。
印鑑や社名入り書類の管理方法
見積書には基本的に押印せず、PDFなどの電子形式で提出するのが望ましいです。相手先との信頼関係に基づく案件でも、発行目的や利用範囲を文書で明確にしておくことが大切です。
特に外部業者からの書類提出依頼は、案件の詳細と提出目的を書面で残しておくと、トラブル時の証拠になります。
トラブルに巻き込まれないために
見積書の発行管理を社内で徹底すると同時に、不審な依頼については「誰が、なぜ必要としているのか」を必ず確認しましょう。場合によっては顧問弁護士や商工会議所などに相談するのも効果的です。
また、見積書への押印は「社外提出用に限る」「営業担当以外は発行しない」などの社内ルールを設けることも有効です。
まとめ：見積書の扱いにもリスク管理を
一見些細に見える見積書の依頼でも、背景には悪用の意図が隠されている可能性があります。安易な対応はトラブルの元です。発行時には「誰に・何のために・どの範囲で使用されるか」を明確にし、必要に応じて文書で残す体制を整えておくと安心です。