交通事故によるケガや療養により仕事を休まざるを得なかった場合、休業損害を請求することができます。その際に必要となるのが「休業損害証明書」です。しかし、会社にこの証明書を書いてもらう際、他に何か書類を提出する必要があるのか不安に思う方も少なくありません。本記事では、会社への依頼手順や提出すべき資料について解説します。
休業損害証明書とは何か？
休業損害証明書とは、被害者が事故によって働けなかった期間の損失を明確にするための書類で、保険会社に休業補償を請求するために必要です。雇用主が記入し、勤務日数や給与額、休業期間などが記載されます。
保険会社や加害者側の損害保険会社が様式を提供するケースが多く、被害者は会社にその書式を提出し、必要事項を記入してもらいます。
会社に依頼する際に必要な情報・書類は？
原則として、休業損害証明書の記入にあたって事故証明書や診断書のコピーを提出する義務はありません。ただし、会社が内容の正当性を確認するために、診断書や休業期間の証明などの書類を参考として求めることはあります。
たとえば、以下のような資料を添えるとスムーズに進む場合があります：
- 事故証明書のコピー
- 医師の診断書
- 保険会社からの依頼文（あれば）
会社にお願いする際のマナーと注意点
会社側にとっても手間がかかる作業になるため、誠意ある依頼と丁寧な説明が大切です。口頭で依頼するよりも、書式とともに簡単なメモやメールで以下のような要点を伝えると印象がよくなります。
例：「交通事故によるケガで〇月〇日～〇日まで欠勤しました。保険会社への休業損害請求に必要な書類をご記入いただけませんでしょうか。様式は添付の通りです。ご不明点があれば何でもお知らせください。」
自営業者やフリーランスの場合の対応
会社員ではなく個人事業主の場合、確定申告書（青色申告決算書や収支内訳書）などで収入を証明する必要があります。休業損害証明書は存在せず、自ら作成した損害算出書類を基に保険会社が判断します。
この場合も事故証明書や診断書は必須ではないですが、補完資料として提出することが賢明です。
実例：会社が求めてきた追加書類
ある事例では、従業員が保険会社指定の休業損害証明書を提出したところ、人事部から「診断書のコピーも添えてほしい」と依頼されたケースがありました。これは、記載した休業期間が妥当であるか確認するためだったようです。
このように、企業によって対応が異なるため、柔軟に対応できる準備が大切です。
まとめ：提出書類は状況次第、丁寧な依頼が信頼を築く
休業損害証明書を会社に記入してもらう際、他の書類の提出は必須ではありませんが、場合によって求められることがあります。診断書や事故証明書を予め用意しておくことで、会社とのやりとりが円滑に進むこともあるでしょう。
何より大切なのは、会社と誠実にコミュニケーションを取ること。感情的にならず、冷静に経緯を伝えることで、信頼を保ったままスムーズに進められるはずです。