裁判や訴訟に関わる中で、弁護士から送られてくる準備書面のPDFが「コピペできる」ことに驚いた方も多いかもしれません。これは単なるスキャン画像ではなく、テキスト情報が埋め込まれたPDFであるためです。本記事では、準備書面の作成プロセスや、OCR（光学文字認識）技術の活用、そして業務への応用例について解説します。
準備書面のPDFがコピペできる理由
弁護士事務所から送られてくるPDFの多くは、Microsoft Wordや一太郎などのワープロソフトで作成された文書をPDFに変換して出力されたものです。この方法で作成されたPDFは、文書内の文字情報をそのまま保持しているため、コピペが可能となります。
一方、紙で印刷された書面をスキャナーで読み取っただけのPDF（画像型PDF）は、通常テキストとしてコピーできません。しかし、これもある技術で文字化できます。
OCR技術でスキャン画像もテキスト化可能に
OCR（Optical Character Recognition：光学文字認識）を活用すれば、画像型のPDFからでも文字情報を抽出可能です。たとえば、Adobe Acrobatや、Online OCRなどのツールを使えば、PDFや画像ファイルをアップロードするだけで、文字としてコピー・編集できるデータに変換できます。
これにより、紙の資料やFAX書類などからも、編集可能な文書を簡単に作成することが可能となります。業務での文書管理に非常に便利です。
弁護士事務所の実務：準備書面の制作フロー
弁護士が提出する準備書面は、まずワードなどで作成され、内容確認後にPDF化して裁判所や相手方弁護士へ送付されます。これにより、体裁が整い、変更できない安全なデータ形式でやり取りされるのです。
相手方への提出方法は紙の場合もありますが、多くの法律事務所では効率化の観点からPDFをメール送信するスタイルが普及しています。訴訟関係の文書もデジタル化が進んでいます。
仕事に役立つ！OCRを活用した業務効率化
業務で紙資料を扱う機会が多い方にとって、OCRは非常に便利なツールです。たとえば、会議資料や契約書をスキャンしてPDF化し、OCRでテキスト化すれば、必要な箇所だけ抽出して資料に活用できます。
実際の事例では、会議の議事録をスマホで撮影し、それをOCRでテキスト化して要約文を作成した企業もあります。無料のOCRアプリやGoogleドライブのOCR機能などもおすすめです。
PDFの種類と特徴を整理しよう
| PDFの種類 | 作成方法 | コピー可能 |
|---|---|---|
| 画像型PDF | スキャンや写真で作成 | 不可（OCRで変換可） |
| テキスト型PDF | ワードや一太郎でPDF出力 | 可能 |
このようにPDFには種類があり、作成方法によって活用の幅も大きく変わります。
まとめ：PDFとOCRを理解して業務をスマートに
弁護士事務所から送られてくるPDFがコピペ可能な理由は、ほとんどの場合、ワードなどで作られたテキスト型PDFであるためです。また、紙資料からでもOCRを使えば同様に編集可能なデータを作成できます。
法律事務所だけでなく、一般のビジネスパーソンにとっても、OCR技術やPDFの使い分けを理解しておくことは、業務の効率化に大きく役立ちます。ぜひ一度試して、日々の文書管理に活かしてみてください。